如何评价供应商的优劣?我们可以从很多的维度来谈,比如质量、价格、服务水平、响应速度、配合程度、是否同意年度降价等等。
在所有考核标准当中,及时交货率是最基础,也很重要的一项。
首先,供应商需要按照客户的要求时间,把规定数量的货物送到指定的地点,这是在合同交易和供应管理中最基本的内容,我们都默认供应商能理解按时交货的道理。
其次,现在的供应链越来越讲究精耕细作,要消除浪费,采购在下订单的时候,就会考虑到库存和需求的数量,不会购买过多的物料。到货时间是采购员通过计算得出的,而不是随便拍脑袋定一个日期。
在实际操作中,如果供应方的及时交货率没有达标,就可能给采购方后续的生产、销售都带来了影响,于是采购就会介入,和表现欠佳的供应商一起看是哪里出了问题。
影响及时交货率常见的原因是供应商生产和质量方面的问题,比如产能紧张、工人数量不足或是报废品过多。除了以上的因素以外,还有两种情况很容易被忽视,那就是送货的时间窗口和及时交货率的计算方法。
1.没搞清送货时间窗口
送货时间窗口,是从英语Delivery time window直接翻译过来的,其中的这个window窗口概念有点抽象,它的意思是承诺的交货时间应该是在一定的区间之内的,超出了这个区间就属于不合格的交货。
比如说交货窗口为四个小时,那么供应商必须在规定时间的前后四个小时内,把货物交到指定地点。如果早于或晚于四个小时,都会被判定为不及时交货。
大家可能会问,“早点晚点送到就行了,有必要把时间卡得这么紧吗?”
为了解释这个问题,我用一个点外卖的例子。某天我在APP“饿了吧”上点了一份蛋炒饭,根据平台提示,骑手大约是在中午12点送到公司楼下。
这个时间点正好是公司午餐时间,我有半个小时可以吃饭休息。外卖平台为了吸引顾客下单,规定了骑手如果超出规定时间30分后到达,客人就可以获得赔偿。
平台设置这样的规则,是为了保障客人可以按时吃上一口热饭。如果骑手12点半以后送到,我既错过了午餐休息时间,炒饭凉了也不好吃,那么这次外卖的体验度就会很差,以后可能不会光顾这家餐馆,甚至是不用“饿了吧”平台了。
对于工厂来说也是这样,如果原料到货晚了,就会因为缺料而扰乱了原来的生产计划,调整计划是一件麻烦的事情,需要重新做生产计划,调整机器模具和人员的安排。一番折腾下来,可能会引起工厂的极度不适,然后找采购投诉。
相反地,到货太早也不一定是好事,有些工厂的仓库面积很小,货物送了过来,根据生产计划的安排,一时半会儿也用不上,只好放在仓库里,占据着空间,影响了其他物料的搬运移动。
送货时间窗口是采购和供应双方约定的,它可以是几个小时,甚至是一周。供应商自然会选择较大的交货期,这样就有更多的缓冲,毕竟长途运输有很多的不确定性。
采购为了缩小窗口期,也会给供应商一些激励措施,比如略微提高商品的价格。如果采购方制定了送货窗口规则,那么供应方就要了解并遵守,否则送货绩效就会不达标。
2.没搞清及时交货率的计算方法
既然是考核,就需要有可以量化的指标和对应的计算方法。还是以送外卖为例,骑手送了10单,其中9单是在规定时间内送到的,只有1单超出了时间,那么Ta的及时交货率就是9/10 = 90%。
在工业领域里,交货率的考核更加复杂,这里有三个主要参数,包括订单数量、订单行数量和商品数量。
订单和商品数量容易理解,订单行是指在一张订单里的明细,把不同商品分列出来,比如订单里有10项商品,在做订单的时候就需要列出10个订单行,这些商品的品名和单价是不一样的,因此不可以合并。
由“订单—订单行—订单数量”,构成了订单的三项基本要素,也形成了三种计算交货及时率的方法。
及时交货数量如果达标显示为绿色,不达标则是红色
让我们来举个例子说明,假设供应商收到了5个订单,每个订单中有2至6个订单行,每行订单数量也不等。
总数是5个订单,20个订单行和500个订单数量。供应商实际达成的及时交货数量在最右侧的这列,根据统计总计有10个订单行做到了完美履约,另外10个订单行都有欠交的情况。
从总数上来看,供应商总计交付了480件,看起来还不错。但是,5个订单都存在着欠交的数量,没有一个订单做到了全部及时交付。根据这个案例,我们有三种计算及时交付率的方法,分别是:
根据订单计算,及时交付率 = 0 / 5 = 0%
根据订单行计算,及时交付率 = 10 / 20 = 50%
根据订单数量计算,及时交付率 = 480 / 500 = 96%
如果从整张订单完成情况来考核,供应商的表现简直就是差到没朋友。从订单行来看,完成了一半,离及格线还差着一截。但是从订单数量来评判,96%的分数堪称优秀。
同样的供应商,同样的交付完成情况,在不同的交货率计算标准下,结果竟然有云泥之别。
我们到底该用哪一个考核标准呢?如果是供应商,肯定会选对自己最有利的方法,可惜的是,这不是由他说了算的,别忘了,客户拥有对交货及时率的最终解释权。
如果使用订单来计算交付率可能有失偏差,客户只下了一个订单,而这个订单里有100个订单行,只要有一行没有及时交货,整个订单的交付都是不合格,这对于供应商有些苛刻。
因此,使用订单行来计算是一种比较合适的方法。当然,具体用哪种方法,也是采购方根据公司情况来决定的。适合自己的,才是最好的。
对于送货时间窗口和及时交货率的统计,采购方和供应方应该如何协同,才能把交付考核的工作做得更加细致合理?我给大家介绍一些思路,以供参考。
有些供应商在供货很久以后,还是没搞清楚客户的交付考核方法。突然某一天,可能会收到一封邮件,要求进行交货绩效整改,于是就一头雾水,返回去询问客户到底是哪里做得不好。
因此我们强烈建议采购和供应的双方,在合作初期就把所有交付上的细节都沟通到位,包括相关的贸易术语、条款和及时交货率的计算方法。
在新供应商引入的阶段,采购方提供统一的培训,把所有内容一次性地讲透彻,避免将来合作上的误解和低效率的沟通。
供应商担心送货错过时间窗口怎么办?毕竟长途运输中,难免会发生点意外,影响绩效评分。
解决的方法是由客户统一安排上门提货,这样就等于是把交货时间窗口前移到供应商端,根据平均在途运输时间,倒扣出来就是应该在供应商工厂提货的时间。
供应商只要根据约定的提货日期,把货物全部包装好,等待客户安排的卡车上门提货就可以了。
这样做对双方的后续操作都有了保障,采购方可以延伸对供应链的控制,如果在供应商仓库提货时发生任何情况,都可以在第一时间得到反馈,而不用等到货物到达目的地的时候才发现。
通过整合运输资源,采购方有更大的筹码来降低运费,同时找靠谱的第三方物流来负责运输,对货物进行实时追踪,掌握可靠的到货时间。
对于及时交货率的考核,也需要由采购和供应双方加强合作。采购每月提供考核评分结果给供应商,对于绩效不合格的,要求定期内完成整改。交货绩效应该和综合考评挂钩,并占据一定的权重,比如30%。
对于综合考评优秀的供应商,采购应予以重点战略合作伙伴的地位,可以优先获得新项目、新产品报价的机会。
对于表现合格者,采购应该指出对方需要改进之处,并且定期回顾改善行动和成果。而对于长期不合格的“吊车尾”供应商,那只有采取新业务暂停的措施,并强烈要求其改进,否则可能在未来全面终止合作。
及时交货是采购和供应双方合作中一项基础的内容,在客户企业里,不管是供应链还是采购部门,都会考核供应商的On Time Delivery。
这项工作看似很平常,其中的内涵却很丰富。设定合理送货时间窗口和及时交货率考核制度,可以让到货更有保障,双方合作更加顺畅。
想要实现这两点,需要合作双方共同协作,大处着眼,小处着手,把工作做得更加细致、严谨。正所谓“魔鬼都藏在细节里”。
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